La planification des besoins en personnel dans la pratique

La planification des besoins en personnel consiste à déterminer le nombre de collaborateurs dont vous avez besoin et à connaître les compétences exigées pour chaque fonction afin de vous permettre d’attribuer 'la fonction idéale à la personne idéale'. Une tâche simple à première vue… mais qui, en pratique, donne bien souvent du fil à retordre.

Manque de structure, de méthodes, de procédures, … Telles sont les causes les plus courantes des problèmes. C’est pourquoi la planification des ETP est bien souvent guidée par des considérations d’ordre subjectif (envie d’effectifs plus nombreux ou d’une meilleure efficacité). Un 'terrain miné' que vous pouvez toutefois objectiver.

Cette formation fortement axée sur la pratique vous explique comment convaincre les différents intéressés de l'utilité d'un modèle de planification des besoins en personnel. Vous apprenez à vérifier si vos collaborateurs sont assignés à des tâches qui leur conviennent et à déterminer de manière objective le nombre d’ETP qui vous sont nécessaires.

Il est impératif qu’une entreprise soit capable de planifier correctement ses besoins en personnel pour pouvoir atteindre ses objectifs. Certaines sociétés manquent de main d’œuvre, mais beaucoup vont jusqu’à gaspiller 20 à 40 % de leurs effectifs. Cette formation vous apprend à déceler les pertes et à découvrir les carences réelles en personnel, de manière à vous permettre de gérer avec flexibilité l’offre et la demande en personnel.

Cette tâche complexe demande 'le buy in' des différents stakeholders de votre entreprise. Cette formation vous donnera les arguments qui vous permettront de 'vendre' un plan de planification des besoins en personnel au sein de votre société.

Pendant cette formation vous apprendrez :

à mesurer la charge de travail dans votre entreprise ;

à 'vendre' un plan de besoins en personnel au sein de la société ;

à calculer vos besoins en personnel à l’aide de paramètres objectifs et mesurables (et non sur base de simples ‘envies’ d’augmentation des effectifs) ;

à tenir compte de la qualité des produits et/ou des services pour déterminer vos besoins en personnel ;

à considérer le 'calcul de la charge de travail basé sur les processus' comme un instrument stratégique permettant d’aligner de manière optimale les processus, les ETP et les fonctions à la stratégie de l’entreprise. Vous découvrirez comment prendre des décisions pour le recrutement et le remplacement du personnel ou pour la sous-traitance des tâches dans le cadre d’une exécution efficace d’un processus.

1. Quand est-il recommandé de mesurer la charge de travail et de planifier les besoins en personnel ?

En tant qu’instrument politique

En tant qu’instrument RH

2. Comment mesure-t-on la charge de travail ?

Inventaire des tâches

Enregistrement à l'aide de PDA's

Exercices et documents modèles

3. Comment calcule-t-on la charge de travail sur base des processus ?

Formule de base

Comment tient-on compte de la variabilité, de la complexité et de la qualité des produits et/ou des services ?

Les benchmarks

Exercice

4. Comment vendre un plan des besoins en personnel ?

Fixer les buts d'un plan de besoins en personnel

Communication avant et pendant le développement d'un plan des besoins en personnel

5. Comment la mesure et le calcul de la charge de travail en tant qu’instrument moderne de gestion du personnel peuvent-ils être couplés aux descriptions de fonctions et au management des compétences ?

Ebaucher des descriptions de fonction

Déterminer la structure de l'organisation appropriée

Ancrer la planification des besoins en personnel dans le fonctionnement quotidien

6. Comment traduire un plan ETP sous forme de planning opérationnel ?

Déterminer les grilles horaires optimales

Les critères et méthodes pour optimaliser la planification

Exercice

Directeurs RH

Managers RH

Business Partners RH

Dirigeants d’entreprise

PDG

Cette formation entend aider les responsables de la politique de recrutement en entreprise à étayer objectivement leurs décisions et à garder un esprit critique en matière d’engagement des collaborateurs de l’entreprise.

A la fin de la formation, vous maîtriserez les étapes concrètes qui vous permettront de gérer les situations suivantes :

mesurer la charge de travail,

convaincre les stakeholders de votre société de la nécessité d'un plan de besoins en personnel,

appliquer des méthodes quantitatives (axées sur les résultats) pour étayer les analyses,

déterminer de façon évolutive le nombre d’ETP nécessaires par département ou par processus,

définir les profils de fonction avec les compétences spécifiques à chaque tâche.

Le plan du personnel est envisagé en tant qu’instrument stratégique. Il est fonction d’une stratégie remaniée, de conditions de marché évolutives, de nouvelles technologies, etc.

Toute repose sur des éléments quantitatifs, ce qui est tout au profit de l’objectivité. Toutes les négociations avec le personnel et les organisations syndicales reposent sur des volumes, des données temporelles, des objectifs de prestations, … autant de paramètres qu’il est possible de traiter en toute transparence.

"Cette première approche des formations Kluwer m'a séduite globalement : taille du groupe, accessibilité des formateurs, confort et catering."

Jeanine Roekaerts, Directrice des Ressources Humaines, IFAPME

"Vision claire des outils à utiliser et de leur utilité future."

Christine Liesse, Conseillère RH, Ethias

"Mis en évidence de la variation des besoins en personnel en fonction des contraintes et des niveaux de qualité demandés sur le terrain. Outils mis à disposition pour évaluation dynamique des ETP."

Carine De Prez, Chef de Clinique, Responsable, CHU Brugmann

"Les formateurs étaient des gens de terrain avec beaucoup d'expérience."

Françoise Danthine, Payroll, Delhaize Group