L'efficacité maximale du management assistant

Vous ne manquez jamais de travail : vos tâches vous parviennent en flux continu.

Bien sûr, vous savez classer les urgences, différencier les demandes qui entrent dans vos objectifs de celles qui vous en éloignent. En règle générale, vous vous débrouillez bien, sauf que ... Parfois, le travail s'accumule, vous ne maîtrisez plus rien, vous avez l'impression de travailler 'sur appel'. Mails, rapports et demandes menacent de vous submerger ...

Une organisation efficace : le juste équilibre de vos priorités

La clé d'une organisation efficace est de trouver l'équilibre entre la maîtrise du travail et son exécution, entre ce qui doit être fait immédiatement et ce qui peut être reporté, entre ce qui peut être jeté et ce qu'il faut conserver. Bref, il s'agit de faire les bons choix. Cette formation vous enseigne à maintenir vos priorités dans le bon équilibre en toute circonstance.

Combien de fois n'avez-vous pas terminé la journée en constatant que vous n'avez pas réussi à terminer tout ce que vous aviez projeté de faire ! Ce training vous enseigne à mieux exploiter votre journée sans pour autant vous surcharger. Etape par étape, vous apprenez à structurer, planifier et organiser votre travail. Car il ne s'agit pas de dons innés mais d'apprendre à créer un système cohérent et une organisation efficace.

Quelles tâches exécuter aujourd'hui.

Comment prévoir sans rien oublier.

Comment définir des priorités.

Comment maîtriser les flux de documents et de mails.

Comment ne pas en faire trop.

Comment éviter de perdre du temps.

Comment résorber les retards.

JOUR 1

1. Comment obtenir une vue d'ensemble ? Commencer en pensant au résultat

Représentation en arborescence de ma fonction :

- justifications de ma fonction

- domaines fondamentaux de résultats

- mes tâches

- mes activités

Objectifs SMART

- visualisation de mon travail achevé

- de la liste des tâches aux objectifs, décisions, actions

Définir des priorités

- tâches urgentes

- tâches importantes

2. Bon débarras

Classer et éliminer les informations entrantes

- le superflu et l'appel de la poubelle

- informations : vais-je vraiment lire tout cela ?

- action : inclure immédiatement dans ma liste de tâches

- rangement

Classement et archivage des informations et des notes

- dossiers actifs et passifs

- projets, affaires de routine

- mesurer pour savoir

Evaluation du temps : comment connaître le temps que prend une tâche ?

Utilité d'un journal de bord

Devoirs pour la seconde journée : tenir un journal de bord personnel

JOUR 2

1. Examen de votre journal de bord

A quoi ai-je occupé mon temps ?

Combien de temps me prennent mes tâches ?

Quelles interruptions ai-je subi ?

Comment les entrées de mon journal de bord s'intègrent-elles à mes objectifs et domaines fondamentaux de résultats ?

Où se situent mes priorités réelles ? Où devraient-elles se situer ?

2. Avoir prise sur son emploi du temps

Les 7 lois fondamentales de l'emploi du temps et de l'organisation

- productivité : règle des 80/20, perfectionnisme, se perdre dans les détails, faire des compromis, ...

- tâches ennuyeuses : comment m'y mettre plutôt que de reporter ?

- concentration et attention : me concentrer sur ma tâche actuelle

- esprit clair, disque ordonné, bureau rangé

Gérer les 'dévoreurs de temps' et les interruptions

Gérer les questions et tâches imprévues

- savoir dire non = oui, mais ...

- négocier et rester maître de son temps

3. Planifier

Retour sur la définition des priorités

Le plan n'est pas la fin mais le moyen

Calendriers, listes de tâches, réveils et autres outils de planification

4. Votre plan d'action personnel

Management assistants

Secrétaires (de direction)

Office managers

Vous avez une meilleure vue sur vos tâches et responsabilités et sur la façon dont elles déterminent votre emploi du temps.

Vous savez formuler des objectifs et des priorités concrets.

Vous savez élaborer un calendrier réaliste et discerner pour chaque tâche son moment d'exécution propice.

Vous connaissez les points faibles de votre gestion du temps.

Vous savez gérer les urgences imprévues et vous êtes moins interrompu.

Vous savez suivre correctement votre travail et celui des autres.

Votre bureau est rangé et votre boîte de mails ne déborde pas.

Vous savez classer, éliminer et conserver efficacement les informations entrantes.

Autrement dit, vous retrouvez la maîtrise de votre emploi du temps, qui s'accompagne d'une diminution du stress et d'un accroissement de votre plaisir au travail.

L'organisation du travail n'est pas une qualité innée mais une qualité acquise. Les participants mettent immédiatement en pratique ce qu'ils apprennent, aussi bien durant la formation que durant l'intervalle entre les deux jours, spécialement prévu à cet effet.

Jour 1

Vous analysez votre fonction, formulez des objectifs concrets et apprenez à classer votre liste de tâches en fonction des priorités. Comment maîtriser le flux des documents tout en veillant à ce que les choses à faire ne soient pas oubliées ?

Dans l'intervalle

Dans l'intervalle de deux semaines entre les deux jours de formation, vous tenez votre journal de bord pour consigner les tâches effectuées, les temps requis et les interruptions subies.

Jour 2

Vous analysez votre emploi du temps à la lumière de vos objectifs et domaines de résultats fondamentaux. Cela sera aussi surprenant qu'instructif ! Votre organisation du travail vous apparaîtra sous un jour totalement nouveau. Vous apprenez à gérer les interruptions, comment répondre par 'non' ou 'oui, mais ...' aux imprévus.

Votre plan d'action personnel

Tout au long de la formation vous élaborez un plan d'action personnel. L'analyse de votre journal de bord permet de rectifier votre planning de travail. Vous notez les points sur lesquels vous devez travailler pour vous améliorer. Votre plan d'action personnel devient ainsi un outil incontournable, qui vous assure de réaliser des progrès réels dès demain !